Auditoría de tu plataformae-learning
La mayoría de empresas centros de formación cree conocer bien su plataforma o entorno de aprendizaje, hasta que se hacen las preguntas correctas: quién controla realmente los datos, qué pasaría si tuvierais que cambiar de proveedor, o cuánto tiempo interno estáis invirtiendo sin daros cuenta en tareas que podría gestionar un especialista.
Este test pone a prueba la gestión de vuestra plataforma e-learning o vuestro entorno de formación actual, sin necesidad de conocimientos técnicos. En menos de 5 minutos, 12 preguntas cubren los puntos que de verdad determinan la madurez digital de un centro: comunicación con alumnos, entrega y corrección de trabajos, portabilidad de contenidos, mantenimiento técnico, personalización, costes, seguridad, contenido propio, uso de inteligencia artificial, control percibido, presupuesto y objetivo estratégico.
Al terminar, obtendréis una puntuación objetiva sobre 100 y sabréis en cuál de los cuatro niveles de madurez os encontráis hoy: inicial, dependiente, autogestionado o consolidado, junto con el siguiente paso recomendado para vuestro caso concreto.
Auditamos tu plataforma elearning
¿Te preocupa no cumplir con los parámetros RGPD, Seguridad, FUNDAE? Auditamos tu plataforma e-learning
Auditoría preparada según tu sector
No es una auditoría rápida y genérica. Analizamos tu negocio, sea empresa, academia o centro FUNDAE.
Compatiblilidad con FUNDAE y SEPE
Analizamos si tienes los requisitos técnicos y la trazabilidad requerida para las administraciones.
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Hacemos tu auditoría sin compromiso. Sin ataduras.
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¿Reconoces alguno de estos problemas en tu plataforma?
La mayoría de organizaciones normalizan síntomas que en realidad indican que su LMS no está funcionando como debería. Antes de renovar licencias, hay que saber dónde está el problema real.
Tasas de finalización por debajo del 60% son la señal más clara de que algo falla: puede ser la experiencia de usuario, la carga de los contenidos, la falta de recordatorios automáticos o una estructura de itinerarios mal diseñada.
¿Estás seguro de que los registros de acceso y tiempo de conexión que genera tu plataforma cumplen los requisitos técnicos del SEPE? Un error aquí puede invalidar bonificaciones enteras o generar sanciones en una inspección.
Ver que alguien "completó" un curso no dice nada si no sabes cuánto tiempo estuvo activo, en qué puntos abandonó, cómo puntuó en cada actividad o si hizo scroll rápido sin leer. El seguimiento superficial no es seguimiento.
Muchas plataformas alojan datos en servidores fuera de la UE sin que el cliente lo sepa. Eso es un incumplimiento del RGPD. Si el DPO de tu empresa pregunta, ¿podrías responder con documentación técnica?
Los problemas de velocidad no son solo de experiencia de usuario: provocan abandonos, dificultan los registros de tiempo en formaciones bonificadas y generan incidencias en SCORM que corrompen las trazas de seguimiento.
Si el equipo de formación tiene que exportar Excel manualmente para informar a RRHH o para justificar bonificaciones, la plataforma está trabajando en modo isla. Eso multiplica errores y el coste administrativo.
Qué analizamos en profundidad
Un diagnóstico real, no un checklist genérico. Revisamos tu configuración técnica concreta, tus flujos de formación y tus datos reales de comportamiento.
01Cumplimiento SEPE & FUNDAEValidez técnica y jurídica de todos los registros formativos
- Verificación de registros de acceso y tiempo mínimo de conexión
- Comprobación de la firma electrónica de actas y diplomas
- Revisión de la trazabilidad de actividades obligatorias
- Auditoría de los datos exportados al sistema FUNDAE
- Validación del proceso de comunicación de apertura de grupos
Una inspección del SEPE puede solicitar los registros de los últimos 4 años. Si los datos de tu plataforma no tienen la estructura técnica requerida, perderás las bonificaciones reclamadas y podrás recibir una sanción económica. La mayoría de problemas son de configuración, no de plataforma: se corrigen sin cambiar de LMS.
02Seguimiento de AlumnosSCORM, xAPI, tiempos reales y trazas de aprendizaje
- Análisis de la configuración SCORM 1.2 / 2004 y xAPI
- Verificación de tiempos de sesión y detección de inactividad
- Revisión de puntuaciones, intentos y estados de compleción
- Comprobación de integridad de las trazas almacenadas
- Evaluación de los dashboards disponibles para responsables
- Detección de brechas en el seguimiento de evaluaciones
El 68% de las plataformas que auditamos tienen SCORM mal configurado: registran "completado" aunque el alumno no haya superado los umbrales mínimos. Esto implica datos falsos en los informes y certifica competencias que no se han adquirido realmente.
03Hosting, Infraestructura y SeguridadRGPD, disponibilidad, backups y cifrado de datos
- Verificación de la localización del hosting (UE)
- Actualizaciones periódicas de la plataforma para mejorar su seguridad
- Revisión del contrato DPA con el proveedor de hosting
- Análisis del sistema de backups y frecuencia de copias
- Comprobación de cifrado SSL/TLS y políticas de contraseñas
- Evaluación del plan de recuperación ante desastres (RTO/RPO)
- Revisión de permisos de roles y acceso a datos personales
Datos de alumnos (nombre, progreso, evaluaciones, tiempos de acceso) son datos personales. Si tu proveedor los almacena fuera de la UE sin las garantías adecuadas, tu organización es la responsable ante la AEPD, no el proveedor.
04Rendimiento Técnico y UXVelocidad de carga, experiencia móvil y accesibilidad
- Test de velocidad de carga con métricas Core Web Vitals
- Revisión de la experiencia en dispositivos móviles y tablet
- Análisis de las tasas de abandono por pantalla o actividad
- Evaluación de la estructura de navegación e itinerarios
- Revisión de notificaciones, recordatorios y flujos automáticos
Una mejora del 40% en tiempo de carga se traduce en un aumento medio del 15% en la tasa de finalización. La mayoría de problemas de engagement no son de contenido: son de experiencia técnica.
05Integraciones y EcosistemaRRHH, ERP, SSO, API y conectores activos
- Mapa de integraciones activas (SSO, RRHH, ERP, CRM)
- Evaluación de la sincronización de usuarios y grupos
- Revisión de la API disponible y documentación técnica
- Análisis de flujos de datos entre sistemas y posibles cuellos de botella
- Identificación de integraciones faltantes de alto impacto
Una plataforma sin integración con RRHH genera entre 4 y 12 horas de trabajo manual mensual por cada 200 usuarios. Multiplicado por el coste/hora de un técnico, ese tiempo puede superar el coste de implementar la integración en menos de 6 meses.
Cumplimiento que no puedes ignorar
La formación bonificada a través de FUNDAE tiene requisitos técnicos muy concretos. Muchas plataformas los incumplen por defecto sin que la empresa lo sepa.
¿Tu plataforma superaría una inspección del SEPE o FUNDAE mañana?
Los inspectores del SEPE verifican que los registros de actividad online cumplen unos requisitos técnicos específicos: tiempo mínimo de conexión activa, trazas de interacción reales, firmas electrónicas homologadas y archivado seguro durante al menos 4 años.
Si tu plataforma no fue configurada específicamente para cumplir estos requisitos, es probable que tenga brechas. No porque sea mala plataforma, sino porque la configuración por defecto no está orientada al cumplimiento normativo español.
En iTopTraining hemos auditado plataformas de empresas con certificación ISO, con departamentos de compliance activos y con miles de usuarios, que igualmente tenían brechas significativas en sus registros FUNDAE.
Ver que alguien "completó" no es suficiente
Un seguimiento real de alumnos va mucho más allá del tick verde de "completado". Aquí están los datos que una buena plataforma debería estar capturando para ti.
La diferencia entre cuánto tiempo tenía la pestaña abierta y cuánto tiempo estuvo el alumno interactuando de verdad. Solo el tiempo activo cuenta para FUNDAE y para medir aprendizaje real.
En qué actividades concretas se detiene el alumno. Con este dato puedes mejorar contenidos, detectar módulos confusos y priorizar dónde actuar para subir las tasas de finalización.
No solo la nota final, sino cuántas veces intentó cada pregunta, qué respuestas incorrectas eligió más veces, y en qué conceptos hay mayor brecha de conocimiento colectivo.
Si el 70% de tus alumnos accede desde el móvil a las 7 de la tarde, eso tiene implicaciones directas en cómo se deben diseñar los contenidos y los módulos de evaluación.
Comparativa entre el avance real de cada alumno y el calendario formativo previsto. Permite anticipar quién necesita refuerzo antes de que llegue la fecha límite del curso.
Ejemplo de KPIs que deberías ver en tu plataforma
Si tu dashboard actual no muestra datos similares a estos, hay una brecha de seguimiento.
Tus datos de tus usuarios merecen la máxima protección
Los datos formativos de tus usuarios son datos personales sensibles. Deben estar alojados con garantías, protegidos con cifrado y respaldados ante cualquier incidente.
SSL/TLS activo en todas las comunicaciones. Los datos almacenados en base de datos y los backups están cifrados con AES-256.
Revisamos que los administradores, tutores y alumnos solo tienen acceso a los datos que les corresponden. Nada más.
Copias de seguridad diarias con retención mínima de 30 días y pruebas de restauración periódicas. Tiempo de recuperación documentado (RTO).
Verificamos que existe un Acuerdo de Encargado de Tratamiento (DPA) firmado con todos los proveedores que tocan datos personales.
Comprobamos físicamente dónde están alojados los datos y si los servidores cumplen las garantías exigidas por el RGPD para tratamientos en nombre de terceros.
¿Tiene tu plataforma un proceso documentado para detectar, notificar y resolver una brecha de seguridad en las 72h que exige el RGPD? Auditamos ese proceso.
Del diagnóstico al informe en 72h
Sin reuniones interminables ni procesos farragosos. Trabajamos con acceso de solo lectura a tu entorno y entregamos un informe accionable.
Rellenas el formulario. En menos de 24h te contactamos para acordar accesos de lectura y el alcance exacto de la auditoría.
Día 1Nuestro equipo revisa la configuración, los registros y la infraestructura técnica. No necesitas hacer nada más.
Días 1–2Recibes un informe detallado con hallazgos clasificados por criticidad, evidencias técnicas y recomendaciones priorizadas.
Día 2–3Videollamada de 45 minutos con nuestro equipo para repasar el informe, resolver dudas y acordar los siguientes pasos.
Día 3–4Diseñada para quien gestiona formación en empresa
Si tienes responsabilidad sobre una plataforma LMS y sobre los resultados (y los riesgos) que genera, esta auditoría es para ti.
Gestionas el plan formativo anual, la relación con FUNDAE y los resultados de aprendizaje. Necesitas certeza de que tu plataforma te respalda con datos fiables.
Tienes responsabilidad sobre el cumplimiento del RGPD y sobre cualquier exposición regulatoria que genere la plataforma con los datos de empleados y alumnos.
Eres el responsable técnico de la infraestructura. Quieres saber si la plataforma tiene brechas de seguridad, si el hosting es adecuado y si las integraciones son robustas.
Ves el gasto en plataforma formativa y quieres saber si está justificado y si la empresa está expuesta a riesgos por incumplimiento de SEPE o brechas de datos.
Lo que nos preguntan antes de solicitar la auditoría
¿La auditoría es compatible con cualquier plataforma LMS?
Sí. Auditamos cualquier plataforma eLearning: Moodle, Blackboard, Canvas, TalentLMS, Docebo, Cornerstone, plataformas propias o cualquier solución personalizada. Los criterios de auditoría se adaptan a la tecnología específica de tu entorno, pero los estándares de cumplimiento (SEPE, RGPD, SCORM) son los mismos independientemente de la plataforma.
¿Necesito dar acceso a datos sensibles de mis alumnos?
No necesariamente. Para la mayoría de los módulos de auditoría trabajamos con acceso a la configuración técnica y a datos anonimizados o de muestra. Cuando es necesario revisar registros reales (por ejemplo, para validar el cumplimiento FUNDAE), firmamos previamente un acuerdo de confidencialidad y un contrato de encargado de tratamiento que cubre todo el proceso.
¿Tendremos que cambiar de plataforma si se detectan problemas?
En la gran mayoría de los casos, no. Los problemas más comunes (configuración SCORM incorrecta, brechas en registros FUNDAE, permisos de roles mal asignados, backups no configurados) son problemas de configuración, no de plataforma. Se corrigen sin migrar nada. Solo cuando la plataforma tiene limitaciones técnicas estructurales para cumplir con los requisitos requeridos planteamos alternativas, y siempre con opciones de migración sin pérdida de datos históricos.
¿Qué pasa si nuestra plataforma ya está homologada por FUNDAE?
La homologación de una plataforma por FUNDAE certifica que el software tiene la capacidad técnica de cumplir los requisitos. No certifica que tu configuración concreta lo cumpla. Es como tener un coche que puede pasar la ITV: si no lo llevas a revisar, puede tener fallos que no has detectado. La auditoría revisa cómo está configurada tu instancia específica, no solo qué plataforma usas.
¿Cuánto tiempo necesita dedicar nuestro equipo interno?
El mínimo posible. Solo necesitamos que un técnico de vuestra parte facilite los accesos de lectura al entorno (1–2 horas) y esté disponible para resolver dudas puntuales durante el proceso. El resto lo hacemos nosotros. La sesión de presentación del informe requiere 45 minutos con la persona responsable de la plataforma.
¿iTopTraining puede también implementar las mejoras detectadas?
Sí. Somos una empresa especializada en implementación, gestión y optimización de plataformas LMS basadas en Moodle. Si tras la auditoría decides que queremos ayudarte a corregir los problemas detectados, podemos hacerlo. Pero el informe de auditoría es tuyo y es 100% accionable sin nuestra ayuda: incluye todas las instrucciones técnicas necesarias para que cualquier administrador de plataforma pueda aplicar las correcciones.