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Cómo optimizar tu Plan de Formación

Optimizar tu plan de formación es fundamental para asegurar que tus empleados completan la formación. 

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En el mundo empresarial actual, un plan de formación no puede ser estático. La capacitación de nuestra empresa necesita estar siempre preparada para abordar los cambios constantes en el mercado, adaptarlo fácilmente e incluir las mejoras necesarias para que el contenido impartido a los empleados siempre sea relevante.

Anteriormente hemos tratado sobre cómo elaborar un plan de formación y de cómo contar con las herramientas para ejecutar un plan de formación, ahora, tras ponerlo en marcha, es necesario que estemos atentos a su evolución y al feedback de los empleados para poder optimizar su contenido y estructura. Todo esto es necesario para obtener la mayor eficacia y asegurar que está cumpliendo con los objetivos estratégicos de la organización, así como para justificar la inversión.

En este artículo, explicaremos todos los aspectos necesarios para optimizar un plan de formación, desde la generación de informes detallados hasta la utilización de dashboards globales. Para ello, es necesario contar con una plataforma LMS avanzada que permita la automatización de tareas y una personalización a medida.

Por qué es Crucial Optimizar tu Plan de Formación

Evaluar y optimizar nuestro plan de formación es lo que marcará la diferencia entre tener una formación exitosa o una que sea poco relevante para nuestros empleados. No optimizar tu formación impedirá que la misma genere buenos resultados traduciéndose en un incremento de la facturación y en las habilidades de los empleados.

Es por ello, que la optimización y la evaluación de nuestro plan de formación es algo que se debe realizar constantemente, y para ello necesitamos una plataforma LMS avanzada que nos permita realizar una serie de tareas de optimización que detallaremos en los siguientes puntos:

Tareas de optimización

Mientras estamos ejecutando un plan de formación necesitamos realizar diversos ajustes tanto al contenido, para aumentar la motivación de los empleados y detectar áreas de dificultad, así como expandir el contenido ante la aparición de nuevas normativas que afecten a nuestro entorno laboral.

 

Estas son las cinco tareas principales para optimizar tu contenido formativo, que desarrollaremos en profundidad a continuación.

 

  • Medir el impacto: necesitamos identificar si se están alcanzando los objetivos iniciales que nos propusimos al elaborar el plan de formación.

  • Justificar el ROI: necesitamos evaluar si la inversión que estamos realizando en formación está generando resultados medibles.

  • Ajustar en tiempo real: necesitamos detectar áreas de mejora y adaptar los programas según las necesidades de los empleados.

  • Cumplimiento normativo: necesitamos asegurarnos que el contenido está actualizado según las regulaciones vigentes y que los empleados completan las formaciones obligatorias.

  • Impulsar la motivación: necesitamos asegurarnos que estamos proporcionando una formación relevante y que promueva el compromiso de los empleados con nuestra empresa.

 

Organiza tus cursos por categorías y niveles

El objetivo principal que debería de tener cualquier plan de formación es mejorar los resultados de la empresa, ya sea en un aumento de la facturación o un aumento de rendimiento, productividad o habilidades adquiridas.

Medir el impacto significa evaluar si se han alcanzado los objetivos que hemos establecidos al inicio, como aumentar la eficiencia, reducir errores o mejorar la satisfacción de los empleados.

 

Cómo medir el impacto:

  1. Establece indicadores clave (KPIs): Por ejemplo, si un objetivo es mejorar la atención al cliente, el KPI puede ser el índice de satisfacción del cliente .

  2. Compara resultados: Analiza los datos antes y después de la formación para identificar mejoras y saber si el plan está siendo efectivo.

 

Ejemplo:
Una empresa tecnológica diseña un curso para mejorar las habilidades de programación del departamento de desarrollo.
Antes de la formación, el tiempo promedio para desarrollar una nueva funcionalidad era de 20 días.
Después del curso, el tiempo se reduce a 15 días, lo que demuestra un impacto directo en la eficiencia del equipo. Además, los errores en el código disminuyen en un 25%.

 

Cómo Calcular el Retorno de la Inversión en Formación (ROI)

Antes de hablar sobre el retorno de la inversión, es importante volver a señalar que los «beneficios obtenidos» en un plan de formación no sólo se traducen en cifras económicas sino en un aumento de la productividad, la reducción de errores, el cumplimiento normativo o incluso la mejora en la satisfacción del cliente.

Por lo que no debemos tener en cuenta solamente el cálculo del ROI en un término exclusivamente de entrada de facturación para concluir si nuestra formación está siendo rentable. 

Para calcular el ROI de un plan de formación, debemos de realizar esta fórmula:

ROI = {(Beneficios obtenidos – Coste de la formación) / Coste de la formación} × 100

 


Ejemplo práctico: Evaluación del ROI de la inversión en formación en un equipo de ventas

Vamos a poner un ejemplo de cómo una empresa invierte 10.000 € en un programa de formación para su equipo de ventas, centrado en mejorar las habilidades de negociación y el conocimiento del producto.

Estos son los pasos que realizaría la empresa para calcular y justificar el Retorno de la Inversión (ROI)

  1. Identificar nuestros costes:
    • Costes de los cursos: 10.000 €
    • Tiempo invertido por los empleados para formarse en su jornada laboral (ponderando el tiempo invertido como salario): 5.000 €
    • Total: 15.000 €

       

  2. Medir beneficios:
    • Antes de la formación, el equipo cerraba un promedio de 50 ventas mensuales, con un ticket promedio de 500 €, generando 25.000 € al mes.
    • Después de la formación, el equipo cerró un promedio de 65 ventas mensuales, manteniendo el ticket promedio de 500 €, lo que elevó los ingresos mensuales a 32.500 €.
    • Beneficio adicional por mes: 7.500 €
    • Beneficio total en un trimestre (3 meses): 22.500 €

       

  3. Cálculo del ROI:
    • Beneficio total: 22.500 €  
    • Coste total de la formación: 15,000 € 
    • Cálculo del ROI:
      {(Beneficios obtenidos – Coste de la formación) / Coste de la formación} × 100
    • ROI: {(22.500-15.000) / 15.000} × 100 = 50%
    • En este caso, el ROI de este plan de formación es del 50%, lo que indica que la inversión fue muy rentable y ha contribuido significativamente al éxito del equipo.

       

Cómo un LMS avanzado puede ayudarte a maximizar el ROI

Contando con un LMS avanzado puedes calcular el ROI más fácilmente al proporcionar datos clave de rendimiento. Algunas funcionalidades que destacan incluyen:

  • Seguimiento de habilidades adquiridas: Mide cómo las competencias específicas, como las habilidades de negociación en el ejemplo anterior, se traducen en un incremento en la facturación.

     

  • Integración con CRM y ERP: Permite vincular métricas de desempeño, como las ventas realizadas, directamente con los cursos completados.

     

  • Análisis predictivo: Identifica las áreas de formación más rentables para obtener un ROI alto y priorizar la inversión en esas áreas.

Este enfoque no solo permite justificar la inversión, sino también optimizarla continuamente para maximizar los resultados.

Cómo puedes Ajustar tu Plan de Formación en tiempo real

No todos los planes de formación son perfectos desde el inicio. Realizar una evaluación en tiempo real permite identificar puntos débiles en el diseño o en la ejecución del plan y realizar ajustes rápidos para maximizar los resultados.

 

Así es cómo puedes ajustar tu plan en tiempo real:

  1. Utiliza un LMS avanzado: utilizar una plataforma que cuente con dashboards en tiempo real puede proporcionar una información en un sólo vistazo sobre quiénes están completando los cursos, qué módulos son más difíciles y cuáles no generan interés.

     

  2. Recoge un sistema de retroalimentación: implementa encuestas breves al final de cada módulo, esto te ayudará a detectar problemas o ver si tu contenido es demasiado genérico o difícil para los empleados.

     

  3. Implementa mejoras: ajusta la duración de los módulos, los formatos del contenido o el enfoque de las actividades según los datos que hayas recogido en el feedback por parte de los empleados.

Ejemplo:
En una formación de liderazgo, varios empleados indican a través de una encuesta que los ejemplos utilizados en los módulos no se aplican a sus contextos laborales.El equipo de formación adapta rápidamente el contenido con ejemplos más específicos para cada departamento. Esto resulta en un aumento del 40% en la participación.

Cumplimiento Normativo

En muchas industrias, cumplir con las normativas legales o estar al tanto de nuevas regulaciones es esencial para evitar sanciones. Es por ello que estas industrias necesitan un contenido formativo obligatorio para sus empleados, de forma que estén actualizados con las regulaciones más recientes, como normativas de seguridad, protección de datos o estándares de calidad.

Cómo asegurarte que tus empleados cursen y completen la formación obligatoria:

  1. Establece qué cursos son obligatorios: por ejemplo, formación en seguridad laboral, ciberseguridad o protección de datos.

     

  2. Automatiza recordatorios: usa un LMS avanzado que envíe alertas automáticas cuando los cursos estén pendientes o por vencer.

     

  3. Mantén un registro centralizado en tu plataforma de formación: mantén un historial completo de quién ha completado los cursos, incluyendo fechas, calificaciones y diplomas.

Ejemplos de Cursos Obligatorios

  • Seguridad laboral: Formación anual sobre riesgos laborales.
  • Ciberseguridad: Programas para prevenir ataques y mantener la integridad de los datos.
  • Cumplimiento normativo: Cursos sobre nuevas legislaciones que afectan a la empresa.

 

Beneficios contar con una Plataforma LMS avanzada para almacenar tus cursos obligatorios

  • Alertas programadas: Recordatorios automáticos para empleados que deben completar cursos.
  • Seguimiento detallado: Identificar qué empleados han completado o no su formación.
  • Generación de certificados: Automatización de diplomas para garantizar el cumplimiento.

Ejemplo:
Una empresa de transporte debe garantizar que sus conductores cumplan con cursos anuales de seguridad vial. La empresa incorpora una Plataforma LMS, desde entonces, los responsables reciben notificaciones automáticas cuando tienen a un conductor cuya certificación va a vencer pronto. Desde la implementación de esta nueva plataforma elearning, la empresa ha evitado multas y ha asegurado que todos los empleados estén preparados para las inspecciones.

Impulsar la Motivación

La formación no solo es una herramienta para mejorar habilidades, sino también una forma de mantener a los empleados comprometidos con la empresa. Ofrecer programas relevantes y personalizados demuestra que la empresa valora el desarrollo profesional de sus empleados.

 

Cómo puedes aumentar la motivación de tus empleados para que realicen la formación

 

  1. Personaliza la formación: permite que los empleados elijan cursos según sus intereses o aspiraciones laborales.

  2. Reconoce logros: provee certificados, incentivos o menciones públicas al completar formaciones importantes.

  3. Incorpora formatos interactivos: la utilización de videos, simulaciones o incorporar gamificación en tus cursos aumenta la participación.

 

Ejemplo:
Una empresa de retail crea un programa de formación voluntaria en marketing digital. Al completar el curso, los empleados reciben un certificado reconocido por la industria y se convierten en candidatos prioritarios para promociones internas. Esto incrementa la inscripción en los cursos en un 60% y mejora la percepción de los empleados sobre su carrera en la empresa.

 

Realiza Informes Periódicos para Optimizar tu Plan de Formación

La realización de informes detallados es fundamental para poder evaluar el éxito de nuestro plan de formación. Estas herramientas permiten a los responsables de área detectar necesidades específicas y tomar decisiones en cuanto a la formación de su equipo.

 

Permite el acceso de Roles Intermedios para que puedan visualizar los Informes

A diferencia de los administradores generales, los mandos intermedios sólo pueden acceder a informes personalizados para sus áreas específicas. Esto es clave para identificar:

 

  • Brechas de habilidades: Qué competencias son necesarias para mejorar el rendimiento.
  • Cursos relevantes: Cuáles serían los más relevantes para los trabajadores de su departamento.
  • Progreso individual: para poder comparar el rendimiento individual frente grupal.

 

Por ejemplo, un responsable de marketing puede descubrir que su equipo necesita formación adicional en análisis de datos o desarrollo web, basándose en las tendencias que muestran los informes.

 

Funcionalidades Clave que debería tener tu LMS para la generación de informes

  • Personalización: Debe permitir la elaboración de informes adaptados a cada área o departamento.
  • Accesibilidad: Disponibilidad en tiempo real desde cualquier dispositivo.
  • Visualizaciones intuitivas: Debe utilizar gráficos y dashboards interactivos que facilitan la comprensión de los datos de un solo vistazo.

 

Realiza un Seguimiento Individual de cada empleado

Como hemos introducido previamente, es necesario poder contar con una trazabilidad individual para entender el impacto de la formación en cada empleado. 

No obstante, si eres el responsable de formación o de RRHH en una empresa de tamaño considerable, esto se puede complicar demasiado y llevar muchas horas de gestión. Es por ello que recomendamos que cuentes con una Plataforma LMS que pueda asignar diferentes roles de administrador o que permita delegar el seguimiento a los responsables de cada departamento o área. 

Una vez cuentes con un plan para realizar un seguimiento individual de los empleados, enfócate en estas métricas relevantes para evaluar el impacto de la formación.

Cursos Realizados

Identificar qué cursos ha completado cada empleado y cómo encajan en su plan de desarrollo profesional. Un LMS avanzado permite categorizar los cursos por:

  • Obligatorios: Necesarios por normativas o políticas internas.
  • Voluntarios: Elegidos libremente para el desarrollo personal.
  • Reciclaje: Actualizaciones en normativas o habilidades.

 

Evaluación de Resultados

Compara el desempeño individual con el promedio de cargos similares al suyo. Por ejemplo:

  • Notas: Promedio de calificación en cursos similares.
  • Tiempo dedicado: Relación entre el tiempo invertido y el resultado obtenido.
  • Nivel de satisfacción: Retroalimentación de tus empleados sobre la relevancia del curso.

 

Ventajas de contar con un LMS Avanzado

  • Automatización: Genera informes detallados por empleado de forma automática.
  • Historial centralizado: Accede a todos los datos en un solo lugar, en cualquier dispositivo.
  • Permite delegar la gestión de la formación: como comentamos anteriormente, puedes crear perfiles para cada responsable de departamento para que puedan hacer el seguimiento individual de los empleados de esa área.

Realiza un Seguimiento Individual de cada empleado

Mientras que los datos individuales son esenciales, también es fundamental contar con una perspectiva global para evaluar el progreso general del plan de formación.

 

Indicadores Clave de Rendimiento (KPIs)

  • Porcentaje de finalización: Qué proporción de empleados ha completado los cursos.
  • Nivel de aprobados: Con comparativas entre diferentes departamentos o áreas.
  • Satisfacción global: Promedio de la valoración de los cursos.

 

 

Utiliza un dashboard de aprendizaje para poder ver comparativas o datos globales

Utilizar un dashboard permite ver de un solo vistazo datos relevantes sobre la calidad de nuestra formación, entre otras funciones, nos permite ver:

 

  • Áreas de bajo rendimiento.
  • Comparativa de resultados entre grupos o departamentos.
  • Recomendaciones para ajustar el plan de formación.

 

Por ejemplo, una empresa observa en su dashboard que solo el 60% de los empleados de un departamento han completado su formación obligatoria, mientras que otros departamentos superan el 90%. Esto le ha permitido descubrir que la formación resultaba complicada de entender en este área específica porque la formación era muy técnica o requería un nivel más avanzado.

 

Contar con una plataforma elearning avanzada te ayudará a asignar automáticamente los distintos cursos según el departamento o rol del empleado.

Una Plataforma LMS te ayuda a optimizar tu plan de formación

Nuestras plataformas LMS están diseñadas para facilitar cada aspecto de la optimización de un plan de formación, entre otras muchas funciones especializadas en empresas contamos con:

  • Automatización de gestiones administrativas: Desde recordatorios hasta generación de certificados y dashboards de aprendizaje.

     

  • Integración con ERP: Permite sincronizar los datos con tu software de RRHH para asignar y evaluar formaciones.

     

  • Análisis predictivo: Permite identificar tendencias en tu plan de formación y recomienda acciones para mejorar resultados.

     

  • Planes de formación por departamentos: Te permite crear un plan de formación para tus empleados asociados a departamentos y competencias

     

  • Gamificación y elementos multimedia: Incorpora a tu formación elementos dinámicos como mini juegos para motivar a tus empleados e inserta una amplia gama de recursos multimedia.

Todas estas herramientas te ayudarán a tener un plan de formación más efectivo y a unos empleados mejor preparados. Si necesitas una Plataforma LMS Avanzada o que te ayudemos a mejorar el plan de formación de tu empresa, contáctanos sin compromiso.

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