Plataformas para formación presencial,
¿Sí o NO?

¿Por qué tu formación presencial necesitaría una plataforma de formación?

Si tu centro no tiene plataforma de formación, es muy probable que nunca te hayas parado a pensar si realmente la necesitas. Quizás eres un centro que imparte formación presencial, y no ves la necesidad realmente de tener una plataforma.

Aunque, como seguramente sabrás, una plataforma de formación no sólo tiene el propósito de dar las clases online o ser sólo un repositorio de cursos, puede ser una herramienta que te ayude a gestionar, incluso, tu formación presencial, gestionar aulas, tener un panel de tutor y mucho más.

Entonces, ¿Te lo has planteado alguna vez?

Muchos centros daban por hecho que una plataforma de formación es «una cosa sólo para academias online» y que, como su modelo es presencial, no les afecta.

Pero en el contexto actual, incluso en los centros que imparten formación de manera presencial, no tener ningún tipo de plataforma empieza a notarse: en la comunicación con tus alumnos, en cómo se organiza el material, en cómo se gestionan las evaluaciones (y el tiempo que conlleva) o incluso en la imagen que transmite tu centro frente a otros que ya han entendido que una plataforma de formación, no es un repositorio de cursos online, sino una herramienta integral de gestión.

Y ojo, todo esto no se trata de «subirse a la moda digital», desde luego hay formaciones que por su naturaleza, tanto del centro como del contenido, necesitan hacerse de forma presencial. Este artículo no va de eso, sino de valorar con calma si hay procesos en tu centro que hoy te consumen tiempo y que podrían simplificarse.

Una plataforma no es solo para cursos 100% online

Como habrás concluido, esta es probablemente la idea más importante que queremos contarte: una plataforma de formación no obliga a que tus clases sean online. Se adapta a tres escenarios distintos, y tú decides en cuál encaja tu centro:

Online: todo el proceso formativo se desarrolla a través de la plataforma.
Blended (híbrida): mantienes tus clases presenciales tal cual, y añades una capa online para contenidos, evaluación o comunicación
Presencial con apoyo digital: tus clases siguen siendo 100% presenciales, y la plataforma simplemente te ayuda a gestionar todo lo que rodea a esas clases, como centralizar y organizar todos los materiales de clase (powerpoints, ejercicios, exámenes, evaluaciones, etc).

¿Qué te resuelve en el día a día una plataforma de formación si eres un centro presencial?

Aunque no cambies tu forma de dar clase, una plataforma puede ahorrarte fricciones muy concretas. Vamos punto por punto.

Un canal único de comunicación con tus alumnos

Cuando la comunicación se reparte entre WhatsApp, email y llamadas, es fácil que un alumno se pierda un aviso importante o que tú mismo pierdas de vista quién ha recibido qué.

Con una plataforma, todo queda centralizado: anuncios, recordatorios de clase, cambios de horario o comunicados generales llegan por un único canal, y además queda un histórico consultable en cualquier momento, algo que un grupo de WhatsApp nunca te va a dar de forma ordenada.

Da tus clases desde Teams sin salir de la plataforma

Si ya das tus clases online (o combinas presencial con alguna sesión a distancia) a través de Microsoft Teams, no tienes por qué renunciar a ello ni gestionarlo por separado. La plataforma se integra con Teams para que puedas programar y lanzar la videollamada directamente desde el propio curso, sin depender de enlaces sueltos por correo o de tu calendario personal.

La ventaja real está en lo que pasa después de la clase: la plataforma queda conectada con Teams y registra automáticamente los tiempos de conexión de cada alumno a la sesión (hora de entrada, duración, si se desconectó y volvió a entrar), y guarda ese dato junto con el resto de su expediente en el curso. Así tienes todo centralizado en un mismo sitio: el contenido, la comunicación y también el control de quién estuvo conectado y cuánto tiempo, sin tener que ir a revisarlo aparte en el informe de asistencia de Teams.

Recepción y corrección de trabajos sin papel

Cada trabajo que hoy se entrega en papel implica imprimir, repartir, recoger, corregir a mano y devolver físicamente.

Con una plataforma, el alumno sube su trabajo desde el móvil o el ordenador, tú lo corriges directamente sobre el documento digital y la nota queda registrada automáticamente, sin necesidad de pasar nada a una hoja de cálculo aparte ni de guardar montones de papel en un archivador.

Ahorro de tiempo en la corrección de exámenes y trabajos

Aquí es donde el ahorro se nota más rápido: en un test de tipo test o de respuesta cerrada, la plataforma corrige automáticamente en el momento en que el alumno termina, sin que el profesor tenga que revisar pregunta por pregunta.

Además, muchas plataformas generan estadísticas al instante (qué preguntas fallan más, tiempo empleado, rendimiento por alumno), información que antes solo podías obtener revisando examen por examen a mano.

Pasar lista y sacar informes de asistencia sin hojas sueltas

Las plataformas de formación también incluyen funcionalidades para registrar la asistencia, es decir, pasar lista clase a clase desde el propio sistema. El profesor marca a cada alumno como presente, ausente, tarde o justificado en cada sesión programada, y ese registro se va acumulando automáticamente en el expediente de cada alumno.

La ventaja está en lo que puedes hacer después con esos datos: cuando necesitas justificar horas impartidas ante una entidad formadora, un cliente o una auditoría, generas el informe de asistencia por alumno o por grupo completo en segundos, exportable y listo para presentar, en lugar de rebuscar entre carpetas de hojas de firmas en papel.

Firma digital al acceder a clase

Se puede ir un paso más allá y convertir el propio acceso del alumno a la plataforma en su firma de asistencia. Se articula un sistema de firma en el momento de entrar a clase (por ejemplo, escaneando un código QR propio de esa sesión o accediendo con su usuario desde el aula), de forma que el sistema registra automáticamente su firma para esa clase concreta.

Esto genera, sin ningún esfuerzo por tu parte, una hoja de firmas digital clase a clase, algo que hoy muchos centros siguen gestionando en papel y que además queda mucho mejor respaldado de cara a inspecciones o auditorías que una firma manuscrita que se puede perder o deteriorar.

Reservas de clases o tutorías sin llamadas

En lugar de que el alumno te llame o te escriba para pedir una tutoría y tengas que consultar tu agenda antes de confirmar, la plataforma le muestra directamente los huecos disponibles y él mismo reserva su hora.

Esto elimina el ir y venir de mensajes y evita errores de descuadre de horarios entre lo que tienes anotado en papel y lo que realmente está disponible.

Repositorio de contenidos centralizado

Cuando el material vive en la plataforma, lo subes una vez y queda accesible para todos los alumnos del curso, incluidos los que se incorporen más adelante o quieran repasar un tema ya visto.

Se acaban las fotocopias, los reenvíos por email cuando alguien pierde un documento, y el «¿me puedes volver a pasar el archivo?» de cada semana.

Contenido de clase compartido al instante

En una clase presencial tradicional, si el profesor quiere mostrar un archivo, una presentación o un vídeo, suele depender de llevarlo en un USB o de haberlo enviado previamente por correo.

Con la plataforma, el profesor accede al contenido directamente desde el aula, en el momento, sin depender de haber preparado con antelación el soporte físico y sin riesgo de que el archivo no abra en el ordenador del aula.

Si te suena alguno de estos problemas, probablemente ya tengas una primera pista de por dónde te ayudaría una plataforma de formación.

¿Y si no quiero pagar una plataforma cara?

Es una preocupación muy razonable, sobre todo si nunca has trabajado con una. Aquí es donde entran las opciones de software libre, como Moodle o Chamilo: plataformas sin coste de licencia, muy utilizadas en el sector educativo y con mucha flexibilidad para adaptarse a lo que necesites

La parte honesta que debes saber: este tipo de soluciones suele requerir algo de conocimiento técnico para instalarlas, configurarlas y mantenerlas al día. No es imposible hacerlo tú mismo, pero conviene que lo sepas antes de lanzarte.

¿Lo hago yo solo o busco ayuda?

Puedes montar y gestionar tu propia plataforma internamente, sobre todo si optas por software libre.

Dicho esto, en algún momento suele ser recomendable contar con un socio tecnológico, como iTopTraining que se encargue de aspectos como el desarrollo a medida de funcionalidades específicas que tu centro irá necesitando, o gestionar el alojamiento y mantenimiento técnico contando con un equipo dedicado y experto en este tipo de soluciones.

Preguntas frecuentes

¿Necesito ser un centro grande para que merezca la pena tener una plataforma de formación?

No. Incluso un centro pequeño con pocos grupos nota la diferencia solo con centralizar comunicación, materiales y evaluaciones en un mismo sitio.

¿Tengo que dejar de dar clases presenciales?

No, en absoluto. La plataforma puede funcionar únicamente como apoyo a tus clases presenciales, sin cambiar tu forma de enseñar.

¿Cuánto tiempo se tarda en implementar algo básico?

Depende de la plataforma y de cuánto la personalices, pero empezar con funcionalidades básicas (repositorio de material y comunicación) suele ser rápido

¿Qué pasa si mi equipo no es técnico?

Es habitual, y por eso muchas plataformas están pensadas para un uso sencillo desde el primer día; si en algún momento necesitas más, podemos ayudarte.