Dónde suele fallar la gestión en hoja de cálculo

En el webinar repasaremos, con ejemplos concretos, los puntos donde llevar la formación en Excel empieza a generar más riesgo del que parece a simple vista:

• Plan de formación y competencias. Definir qué formación necesita cada puesto (operarios, calidad, microbiología, administración) y mantener esa relación al día cuando cambian los perfiles o entra personal nuevo.
  
  
• Estado de cada formación. Saber en todo momento qué cursos están completados, cuáles pendientes y cuáles vencidos, sin tener que revisar fila por fila cada vez que se acerca una revisión.
  
  
• Itinerarios con caducidad. Cursos que hay que repetir cada uno, dos o tres años y que en un Excel dependen de que alguien se acuerde de revisarlos, porque no hay ningún aviso automático.
  
  
• Evidencias ante auditoría. Poder mostrar con un registro claro que cada persona ha recibido la formación que le correspondía y cuándo, sin ir a buscar documentos sueltos o históricos incompletos.
  
  

Estos puntos rara vez se ven como un problema hasta que llega una inspección o una auditoría de calidad. Ahí es cuando se nota que un Excel, por muy bien hecho que esté, deja de escalar a medida que crece la organización.

Qué vamos a mostrar en el webinar

Este encuentro está construido a partir del trabajo real que hacemos con laboratorios y empresas farmacéuticas, y tiene un enfoque práctico. 

Vamos a partir de un ejemplo realista de matriz de formación, con departamentos, perfiles, cursos obligatorios y certificados, fechas de realización y caducidad, tal como suelen llevarla hoy los laboratorios, y a mostrar paso a paso cómo queda esa misma información dentro de una plataforma: cómo se sube el organigrama, cómo se asignan los itinerarios formativos a cada puesto, qué tiene que completar cada persona y cómo se generan los avisos cuando una formación está próxima a caducar.

Estructura del webinar

Así vamos a organizar la sesión:

1. Introducción y contexto del sector. El punto de partida: en laboratorios, la formación no es solo un tema de contenido, es también un tema de documentación y trazabilidad ante auditorías e inspecciones.
   
   
2. El caso real: la matriz de formación en Excel. Un ejemplo completo de cómo se gestiona hoy la formación en una hoja de cálculo (departamentos, empleados, cursos, fechas) y por qué se complica cuanto más crece.
   
   
3. La misma información dentro de una plataforma. Demostración práctica de cómo se traslada esa matriz a un sistema centralizado: organigrama, itinerarios formativos por puesto, plan de formación a uno, dos o tres años, y estado de cada curso visible en todo momento.
   
   
4. Avisos automáticos y evidencias para auditoría. Cómo la plataforma avisa antes de que un curso caduque y cómo se generan los registros que hay que mostrar ante una inspección de calidad, sin reconstruir nada a mano.
   
   
5. Informes por departamento o perfil. Qué se puede consultar (por manager, por departamento, por tipo de curso) y cómo ayuda a detectar huecos de formación antes de que se conviertan en un problema.
   
   
6. Preguntas y próximos pasos. Espacio abierto para tu propia situación y, si te interesa, la posibilidad de agendar una demo con tus propios datos o con un caso parecido al de tu laboratorio.