Webinar sobre formación y acogida digital en el Tercer Sector

14 de octubre | 10:00–11:00 h

La transformación digital de una ONG no consiste únicamente en incorporar nuevas herramientas. También implica preparar a las personas que forman parte de la organización para utilizarlas correctamente, compartir el conocimiento de forma estructurada y facilitar la incorporación de nuevos profesionales, voluntariado y colaboradores.

En este webinar analizaremos cómo pueden las entidades del Tercer Sector mejorar sus procesos de formación y acogida digital mediante una plataforma e-learning adaptada a sus necesidades, su estructura y sus recursos disponibles.

Durante la sesión abordaremos los principales retos a los que se enfrentan actualmente las ONG: la dispersión de contenidos, la dificultad para formar a equipos distribuidos, la rotación del voluntariado, la necesidad de justificar acciones formativas y la falta de tiempo o recursos técnicos para gestionar una plataforma propia.

También presentaremos cómo una solución LMS personalizada puede ayudar a centralizar cursos, manuales, protocolos, itinerarios y evidencias de aprendizaje en un único entorno. Veremos, además, qué ventajas puede aportar una infraestructura cloud basada en AWS en términos de seguridad, escalabilidad, rendimiento y continuidad del servicio.

¿Por qué es importante la formación en una ONG?

Las organizaciones del Tercer Sector trabajan con equipos muy diversos. En una misma entidad pueden convivir profesionales contratados, personas voluntarias, colaboradores externos, beneficiarios, coordinadores territoriales y equipos desplazados en diferentes sedes o proyectos.

Cada colectivo tiene necesidades formativas distintas, pero todos necesitan acceder a información actualizada y fiable. Un nuevo profesional debe conocer rápidamente la misión, los procedimientos y las herramientas de la organización. Una persona voluntaria puede necesitar formación sobre protección de datos, protocolos de actuación, prevención de riesgos o intervención con colectivos vulnerables. Los equipos de proyecto, por su parte, deben mantenerse actualizados sobre metodologías, requisitos de financiadores y procesos internos.

Cuando esta información se gestiona mediante documentos aislados, correos electrónicos, carpetas compartidas o sesiones presenciales difíciles de coordinar, aumenta el riesgo de que los contenidos se pierdan, queden desactualizados o no lleguen a las personas adecuadas.

Una plataforma de formación permite organizar todo este conocimiento y ponerlo a disposición de cada perfil según sus funciones, ubicación y nivel de responsabilidad.

La acogida digital de nuevas incorporaciones

La incorporación de una nueva persona a una ONG no debería depender únicamente de que alguien del equipo tenga tiempo para explicarle cómo funciona la organización. Aunque el acompañamiento personal seguirá siendo importante, una parte esencial de la acogida puede estructurarse y automatizarse mediante un itinerario digital.

Un programa de onboarding puede incluir, por ejemplo:

• Presentación de la misión, los valores y los proyectos de la entidad.

• Información sobre la estructura interna y los equipos.

• Protocolos de protección de datos y confidencialidad.

• Normas de uso de herramientas digitales.

• Prevención de riesgos y pautas de seguridad.

• Procedimientos específicos para cada programa o proyecto.

• Formación relacionada con igualdad, inclusión y prevención del acoso.

• Manuales y recursos de consulta.

• Cuestionarios para comprobar la comprensión.

• Certificados o registros de finalización.

De esta forma, cada nueva incorporación recibe una experiencia de bienvenida más homogénea y puede consultar los materiales cuando los necesite. El equipo responsable también obtiene una visión clara del progreso de cada persona y puede detectar qué contenidos están pendientes.

Este enfoque es especialmente útil en organizaciones con alta rotación de voluntariado, múltiples sedes o proyectos financiados que requieren demostrar que determinadas personas han recibido una formación concreta.

Programa del webinar

10:00–10:10 h

Bienvenida y presentación de la jornada

Comenzaremos la sesión presentando el objetivo del webinar y el contexto actual de la formación en el Tercer Sector.

Explicaremos qué temas se tratarán durante la jornada, qué perfiles pueden beneficiarse especialmente de la sesión y cómo pueden las organizaciones evaluar su nivel actual de digitalización de la formación.

También presentaremos a los ponentes y su experiencia en proyectos de formación online, plataformas LMS, digitalización de contenidos y soluciones tecnológicas para organizaciones sociales.

10:10–10:30 h

La importancia de la formación y la acogida digital en el Tercer Sector

En este bloque analizaremos por qué la formación debe formar parte de la estrategia digital de una ONG y cuáles son los primeros pasos para organizarla.

Hablaremos de situaciones habituales en las entidades sociales:

• Nuevas incorporaciones que reciben información diferente según la persona que las acompaña.

• Voluntariado que necesita formarse en poco tiempo antes de empezar a colaborar.

• Equipos distribuidos entre distintas sedes o territorios.

• Documentación interna repartida entre correos, carpetas y aplicaciones.

• Dificultades para saber quién ha completado una formación.

• Falta de informes para justificar acciones ante financiadores.

• Procesos administrativos que dependen de hojas de cálculo.

• Contenidos que se quedan obsoletos y no se actualizan de forma ordenada.

A partir de estos retos, mostraremos cómo definir una estrategia inicial de formación digital sin necesidad de abordar un proyecto excesivamente complejo desde el primer día.

El punto de partida puede ser un diagnóstico sencillo de las necesidades de la entidad:

1. Identificar los colectivos que deben recibir formación.

2. Clasificar los contenidos existentes.

3. Detectar los procesos que deben documentarse.

4. Priorizar la formación obligatoria o más urgente.

5. Definir qué evidencias deben conservarse.

6. Establecer quién administrará la plataforma.

7. Medir la participación y la finalización.

No todas las ONG necesitan empezar con el mismo alcance. Algunas pueden comenzar con un itinerario de acogida para nuevas incorporaciones y voluntariado. Otras pueden necesitar una plataforma para gestionar cursos internos, formación vinculada a proyectos o programas dirigidos a beneficiarios.

Lo importante es que la solución pueda crecer de forma progresiva y adaptarse a la evolución de la organización.

10:30–10:50 h

iTopTraining: una solución personalizada para la formación en ONG

En la segunda parte presentaremos iTopTraining, una solución LMS personalizada para organizaciones del Tercer Sector.

La plataforma puede configurarse para centralizar la formación de empleados, voluntariado, beneficiarios, colaboradores y otros colectivos. Cada perfil puede disponer de sus propios cursos, itinerarios, permisos y contenidos, manteniendo una visión global de la actividad formativa.

Entre las posibilidades de la solución se encuentran:

• Crear itinerarios de acogida para nuevas incorporaciones.

• Organizar cursos por perfiles, sedes, programas o proyectos.

• Gestionar usuarios y grupos con diferentes niveles de acceso.

• Digitalizar manuales, presentaciones y documentación interna.

• Incorporar contenidos SCORM, vídeos, cuestionarios y actividades.

• Generar certificados y registros de formación.

• Consultar informes de progreso y finalización.

• Automatizar recordatorios y avisos.

• Mantener una trazabilidad clara de la actividad formativa.

• Integrar la plataforma con otras herramientas de la organización.

• Adaptar el diseño a la identidad visual de la ONG.

• Escalar la solución según aumenten los usuarios o los programas.

La plataforma puede desarrollarse desde cero o utilizarse para mejorar un entorno de formación ya existente. Esto permite a cada entidad elegir el camino más adecuado según sus recursos, su grado de madurez digital y las herramientas que ya utiliza.

Una plataforma adaptada a cada colectivo

Una de las principales ventajas de una solución personalizada es que no obliga a utilizar la misma experiencia para todas las personas.

El equipo interno puede acceder a cursos relacionados con procedimientos, herramientas, cumplimiento normativo o gestión de proyectos. El voluntariado puede disponer de un itinerario más breve y práctico, centrado en sus funciones y responsabilidades. Los beneficiarios pueden acceder a contenidos específicos de un programa, con una interfaz sencilla y recursos adaptados a sus necesidades.

Esta segmentación ayuda a evitar que los usuarios encuentren información que no necesitan y facilita que cada persona pueda centrarse en los contenidos relevantes para su actividad.

Digitalización de contenidos

Muchas ONG disponen de manuales, protocolos y presentaciones elaborados durante años. Sin embargo, estos materiales no siempre están preparados para el aprendizaje online.

iTopTraining puede ayudar a transformar estos recursos en contenidos digitales más claros, visuales e interactivos. Según el objetivo, pueden convertirse en cursos estructurados, microcontenidos, vídeos, actividades, cuestionarios o recursos compatibles con estándares e-learning.

La digitalización no consiste únicamente en subir un PDF a una plataforma. También implica organizar la información, dividirla en unidades manejables, definir objetivos de aprendizaje y establecer cómo se comprobará que la persona ha comprendido los contenidos.

Seguimiento, evidencias e informes

Para muchas entidades, saber que un curso está disponible no es suficiente. También necesitan conocer quién lo ha realizado, cuándo lo ha completado, qué resultado ha obtenido y qué formación sigue pendiente.

Una plataforma LMS facilita este seguimiento mediante informes, registros de actividad, certificados y evidencias de finalización. Esta información puede ser útil para la gestión interna, la evaluación de proyectos, la justificación ante financiadores y las auditorías.

Además, permite detectar rápidamente posibles problemas: usuarios que no han iniciado un curso, grupos con una tasa de finalización baja o contenidos en los que se repiten los errores.

Infraestructura basada en AWS

La solución se aloja sobre una infraestructura cloud basada en AWS, diseñada para proporcionar un entorno fiable, escalable y seguro.

El uso de servicios cloud permite ajustar los recursos a las necesidades de cada organización, evitando depender necesariamente de una infraestructura física propia. También facilita la evolución de la plataforma cuando aumenta el número de usuarios, cursos o proyectos.

AWS dispone, además, de programas de apoyo para organizaciones sin ánimo de lucro.

El programa AWS Nonprofit Credit puede proporcionar créditos promocionales para cubrir determinados servicios cloud elegibles, siempre que la entidad cumpla los requisitos y tramite correctamente la solicitud. La cuantía y las condiciones pueden variar según el programa, el país y la situación de cada organización, por lo que será necesario comprobar la elegibilidad en cada caso.

Como partner de AWS, iTopTraining puede acompañar a las entidades en la valoración de esta posibilidad y en la implementación tecnológica de su plataforma.

La infraestructura cloud no sustituye a la responsabilidad de la organización sobre la configuración de la aplicación, los permisos, los contenidos y el tratamiento de los datos. Por eso, el proyecto debe contemplar también aspectos como el RGPD, la gestión de usuarios, las copias de seguridad, los controles de acceso y el mantenimiento técnico.

¿Qué se llevará cada entidad?

Al finalizar el webinar, las personas asistentes podrán comprender mejor:

• Por qué la formación digital es estratégica para una ONG.

• Cómo estructurar la acogida de nuevas incorporaciones.

• Qué contenidos pueden digitalizarse.

• Cómo organizar la formación de empleados y voluntariado.

• Qué información conviene medir y conservar.

• Qué funcionalidades puede aportar una plataforma LMS.

• Cómo empezar con un proyecto gradual y escalable.

• Qué aspectos valorar en materia de seguridad y alojamiento.

• Cómo analizar posibles programas de apoyo tecnológico.

• Qué preguntas plantear antes de elegir una solución e-learning.

La sesión está dirigida a responsables de dirección, formación, recursos humanos, transformación digital, coordinación de voluntariado y gestión de proyectos dentro de ONG y entidades sociales.

También puede resultar útil para organizaciones que ya disponen de Moodle u otra plataforma, pero necesitan mejorar su mantenimiento, personalizar funcionalidades, integrar herramientas o disponer de un soporte técnico especializado.

10:50–11:00 h

Dudas y preguntas

Reservaremos los últimos minutos para responder a las preguntas de las personas asistentes.

Podrán plantearse dudas sobre la implantación de una plataforma, la gestión de usuarios, la digitalización de contenidos, la formación de voluntariado, la integración con otras herramientas, la seguridad, el alojamiento cloud o la posibilidad de aprovechar programas de apoyo tecnológico.

Este espacio permitirá comentar casos concretos y conocer qué enfoque puede ser más adecuado según el tamaño, los colectivos y los objetivos de cada entidad.

11:00 h

Cierre del webinar

Finalizaremos la jornada con las principales conclusiones y con una invitación a valorar el siguiente paso para cada organización.

Para algunas ONG, ese paso puede ser realizar un diagnóstico de sus procesos actuales. Para otras, organizar un primer itinerario de acogida, digitalizar sus contenidos prioritarios o revisar la plataforma que ya utilizan.

El objetivo no es incorporar tecnología por sí misma, sino conseguir que la formación sea más accesible, ordenada y útil para las personas que hacen posible la misión de cada entidad.

Reserva tu plaza

Si tu organización necesita mejorar la formación de sus equipos, ordenar la acogida de nuevas incorporaciones o gestionar el aprendizaje del voluntariado desde un único entorno, este webinar puede ayudarte a identificar las mejores oportunidades de mejora.

Participa el 14 de octubre y descubre cómo una plataforma LMS personalizada puede ayudarte a profesionalizar la formación de tu ONG, reducir tareas administrativas y disponer de una visión más clara del progreso de cada colectivo.